Wie bekomme ich einen guten Überblick über all den Wust, der bei mir landet?

Einzelcoachings am Arbeitsplatz und in einem Besprechungsraum des Unternehmens

Eingangssituation

Der Qualitätsmanager ist in mehrere Projekte eingebunden und hat darüber hinaus viele operative Aufgaben zu bewältigen. Die Menge unterschiedlicher Anforderungen führt zu dem unguten Gefühl, ihm könnte etwas Wichtiges durchrutschen. Er empfindet sich nicht mehr als Steuermann, reagiert nur noch und ist gereizt. An manchen Tagen weiß er nicht, wie er den Tag überstehen soll, weil ihn trotz Mehrarbeit die Flut von Anfragen und Aufgaben überschwemmt.

Verbesserte äußere Organisation

Die Arbeitsplatzorganisation schafft einfache und transparente Strukturen für Schreibtisch, Aktenablage und E-Mail-Postfach.
Papiere und E-Mails sind zugeordnet, Überflüssiges ist weggeworfen bzw. gelöscht, alle Aufgaben notiert und Termine für die Bearbeitung definiert.
Das neue Zeitmanagement sieht im Outlook-Kalender Fenster für Pausen und den wöchentlichen Sporttermin vor.

Innere Organisation und Klärung

Klarheit und Überblick (wann ist was zu tun) dank der Übersichtlichkeit von Schreibtisch und E-Mail-Postfach.
Mit dem Direktprinzip werden Entscheidungen schneller getroffen und Wege aus der „Aufschieberitis“ gefunden.
Durch die Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit hinterfragt er mehr, delegiert Aufgaben verstärkt bzw. bündelt sie, was den Aufwand reduziert.

Der neue Arbeitsraum aus Sicht des Klienten

„Ich habe jetzt den Überblick über alles, was ich wann tun möchte und fühle mich wesentlich entspannter. Ich entscheide direkt. So geht vieles schneller vom Tisch, einige Aufgaben lasse ich auch ganz weg, wenn sie nicht zu meinem Job gehören. Insgesamt geistert mir nicht mehr so viel durch den Kopf, ich kann mich mehr auf die Inhalte konzentrieren. Außerdem ist mir nun klar, dass ich durch Mehrarbeit nicht automatisch bessere Ergebnisse erziele; ich brauche sogar die Pausen, um wieder aufzutanken und fit zu sein. Dass ich Aufgaben wesentlich eindeutiger delegiere, wirkt sich auch positiv auf das Verhältnis zu meinen Mitarbeitern und meinem Chef aus. Mir kann nichts mehr durchrutschen – und ich gehe mit gutem Gewissen in den Feierabend.“

Wie gestalten wir unsere Zusammenarbeit effektiver, gewinnen Zeit und leisten mehr?

Teamcoaching: Zusammenarbeit Bereichsleiterin und Assistentin

Eingangssituation

Die Bereichsleiterin fühlt sich in der Zwickmühle. Die Umstrukturierung des Bereichs und die damit einhergehenden zusätzlichen Aufgaben und Mitarbeiter fordern sie. Dennoch möchte sie sich ab 18 Uhr ihrer kleinen Tochter widmen. Die Assistentin würde sie gern unterstützen, ist sich aber unsicher, was sie ihrer Chefin abnehmen kann. Alle Absprachen finden nur zwischen Tür und Angel statt.

Verbesserte äußere Organisation

Was beide an ihrer Zusammenarbeit schätzen ist ausgesprochen, alle Wünsche an die zukünftige Zusammenarbeit sind formuliert.
Für den geregelten Austausch finden täglich eine 5-minütige Blitzrunde und einmal wöchentlich eine 30-minütige Besprechung statt.
Sämtliche Terminanfragen werden von der Assistentin gesteuert, E-Mails und Briefpost selektiert sie vor.
Mit der neuen E-Mail-Organisation werden alle Aufgaben in Outlook eingepflegt, der gegenseitigeZugriff ist eingerichtet.
Mit der überarbeiteten Ablagestruktur in Outlook und Laufwerk ist eindeutig definiert, wer wo was ablegt.

Innere Organisation und Klärung

Beide sind sich bewusst, dass ihre Zusammenarbeit von Wertschätzung geprägt ist.
Die Assistentin weiß nun, was für ihre Chefin wichtig ist, und kann somit selbstbewusst Termine steuern und Prioritäten richtig setzen.
Durch die geregelte Kommunikation werden Aufgaben zeitnah verteilt und bei Bedarf hinterfragt.

Der neue Arbeitsraum aus Sicht der Klientinnen

„Wir sehen uns jetzt als Team, das im engen Austausch miteinander steht; und die wöchentliche Besprechung dient dem Reflektieren der vergangenen und dem Planen der kommenden Woche.“

Bereichsleiterin: „Ich kann mich auf meine wichtigen Aufgaben konzentrieren, Zeitfenster dafür sind festgehalten.“

Assistentin: „Ich bin motivierter und selbstbewusster im Umgang mit den Mitarbeitern, weil ich weiß, was meiner Chefin wichtig ist, und es somit auch entsprechend kommunizieren kann.“

Wie können wir uns die Arbeit und das Miteinander im Team erleichtern?

Team-Workshops

Eingangssituation

Das Team wurde aus verschiedenen Bereichen zusammengewürfelt, die Arbeitslast ist gestiegen, und aufgrund des Ausfalls einer Mitarbeiterin ist das Team nun an seiner Belastungsgrenze angelangt. Die Stimmung ist angespannt, teilweise gereizt, es wird mehr über den Anderen als miteinander gesprochen.

Verbesserte äußere Organisation

Die Wünsche an das Miteinander werden definiert, und was schon heute gut gelingt, wird kommuniziert.
Die bestehenden „Baustellen“ sind priorisiert. Die Teammitglieder entwickeln in der Gruppenarbeit Ideen, wie sie die einzelnen „Baustellen“ besser beherrschen bzw. welche sie aus dem Weg räumen können. Es gibt verbindliche Vereinbarungen.
Regelmäßig finden Team-Runden mit wechselnder Moderation eines Teammitglieds statt.

Innere Organisation und Klärung

Das Team ist sensibilisiert für die unterschiedlichen Wahrnehmungen und Kommunikationsmuster: „Wie werde ich, wie wird meine Nachricht von meinem Gegenüber wahrgenommen?“
Allen ist bewusst geworden, wie viele Ideen und Verbesserungswünsche bisher verpufft sind und wie hilfreich Vereinbarungen mit Verantwortlichkeiten und realistischen Terminen sind.
Eine neue Herangehensweise an problematische Themen ist kreiert.
Aus der spürbaren Ohnmacht ist ein „Wir packen es an und schaffen es!“ geworden.

Der neue Arbeitsraum aus Sicht der TeilnehmerInnen

„Wir fühlen uns nicht mehr erschlagen von den Problemen. Durch die Verständigung auf verbindliche Vereinbarungen mit Verantwortlichkeiten und Terminen ist viel klarer, in welcher Reihenfolge wir was angehen. Unsere Arbeitsabläufe strukturieren wir nun besser. Wir schauen wieder nach vorne, und bei Problemen guckt jeder erst mal bei sich: Was kann ich ändern? Wir haben offen angesprochen, was wir uns für das Miteinander wünschen, daraus hat sich ein ganz neues Teamgefühl entwickelt. Jetzt ziehen wir wieder an einem Strang. Dabei darf jeder auch an sich und seine persönlichen Grenzen denken und ansprechen, wenn ihm/ihr etwas auf- oder missfällt.“

Wie können wir den Druck reduzieren? Wege aus dem Hamsterrad.

Workshops mit MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen sowie anschließende Einzelcoachings

Eingangssituation

Die Fehltage im Unternehmen haben derart zugenommen, dass mittlerweile offiziell von Stress und Burnout gesprochen werden darf. Das Erkennen der Mitarbeitergesundheit als zentrale Ressource führt zur Entwicklung eines Gesundheitsmanagement-Konzeptes im Unternehmen. Zwölf MitarbeiterInnen werden ausgewählt, sie spüren einen hohen Leidensdruck  – und sie möchten gern mehr zum Thema Stress wissen, und vor allem, wie sie besser mit Druck umgehen können.

Verbesserte äußere Organisation

Situationen, Personen und Abläufe, die Druck erzeugen, sind identifiziert sowie Hintergründe zum Thema kommuniziert: Woher kommt Stress? Welche biochemischen Reaktionen löst Stress aus?
Austausch in der Gruppe über Ideen und Lösungsansätze, um Stress zu reduzieren, zu vermeiden oder auszugleichen.
Begleiten der Veränderungsprozesse – im Coaching werden Vereinbarungen für die Umsetzung im persönlichen Alltag geschlossen.

Innere Organisation und Klärung

Den TeilnehmerInnen ist klar, wie unterschiedlich Menschen auf Situationen reagieren und mit Stress umgehen und welche Gedankenmuster dabei eine Rolle spielen.
Sie haben die persönlichen Stresstreiber erkannt und auch wie diese den Druck verstärken.
Es wurden Kraftsätze entwickelt, die in stressigen Situationen unterstützen.
Die TeilnehmerInnen haben einen Überblick über eine Auswahl an Entspannungstechniken gewonnen.
Jede/r fühlt sich ermutigt, immer mal wieder den Sinn einer bestimmten Aufgabe und den konkreten Fertigstellungstermin zu hinterfragen.

Der neue Arbeitsraum aus Sicht der TeilnehmerInnen (Auszug)

„Durch mehr Übersicht in meinem Postfach und das bewusstere Selbstmanagement fühle ich mich wesentlich entspannter und aussagefähiger gegenüber meinem Chef.“

„Ich spreche mich mit meiner Kollegin ab, so dass ich mich nun täglich eine Stunde ausklinken und konzentriert arbeiten kann.“

„Ja, es ist erlaubt und wichtig, mir einmal in der Woche Zeit für mich zu nehmen, um aufzutanken.“

„Ich gehe effizienter mit Besprechungsanfragen um, hinterfrage den jeweiligen Sinn und Zweck der Besprechung und ob ich überhaupt dabei sein muss.“

„Mir ist klar geworden, dass mich das Verhalten meines Chefs nur aufregt, weil es mein eigenes Verhalten widerspiegelt.“

„Ich atme erst einmal bewusst durch, bevor ich mich entscheide, das verschafft mir Klarheit.“

Wie gelingt es mir, weniger gestresst und wieder gerne zur Arbeit zu kommen?

Einzelcoachings am Arbeitsplatz und im Coaching-Raum

Eingangssituation

Die Sachbearbeiterin wirkt verunsichert und unklar, fühlt sich durch persönliche Schicksalsschläge und von dem zunehmenden Druck in der Abteilung überfordert. Sie möchte mehr Klarheit über ihren Aufgabenbereich gewinnen, sich von ihrem Vorgesetzten verstanden wissen und wieder mit Freude zur Arbeit gehen.

Verbesserte äußere Organisation

Für ein strukturiertes Arbeiten organisiert die Sachbearbeiterin ihre Aufgaben in der GroupWise-Jobliste und behält so den Überblick.
Sie vereinbart regelmäßige Termine mit ihrem Vorgesetzten, stimmt Vorgehensweisen ab, nimmt sich Zeit für die Vorbereitung und geht mit eigenen Vorschlägen in die Besprechung.
Sie hält Terminvorgaben ein bzw. kommuniziert frühzeitig, wenn dies nicht möglich ist, hinterfragt die Prioritäten, was positive Rückmeldungen des Vorgesetzten zur Folge hat.

Innere Organisation und Klärung

Das Verhältnis zu dem Vorgesetzten entspannt sich.
Sie fühlt sich wohler, weil sie weiß, wann was zu tun ist, und lernt einzuschätzen, wann sie was erledigen kann.
Sie spürt, dass ihre Klarheit und Vorbereitung auf die Besprechungen die Kommunikation mit dem Vorgesetzten vereinfacht.

Der neue Arbeitsraum aus Sicht der Klientin

„Ich habe neue Freiheiten in der Aufgabengestaltung und Büroorganisation gewonnen. Ich weiß genauer, wo ich stehe, bin besser vorbereitet, selbstbewusster und entspannter im Umgang mit meinem Chef. Ich habe erkannt, dass mein eigener Anspruch oftmals überhöht ist, habe mir meine Glaubenssätze angesehen und unterstütze mich jetzt durch positive Affirmationen. Ich dachte vorher, mein Chef müsse sich ändern, habe aber erkannt, dass nur ich etwas ändern kann, und spüre deutlich das Ergebnis.“

Wie kann ich schwierigen Situationen mit mehr Gelassenheit begegnen?

Einzelcoachings im Coaching-Raum

Eingangssituation

Eine Personalleiterin hat ihre Arbeit gut im Griff, fühlt sich aber zunehmend belastet durch ein ständiges Gedankenkarussell, das sie auch nachts kaum schlafen lässt. Sie ist gereizt, ärgert sich oft über ihre MitarbeiterInnen, den Chef und die zusätzlichen Aufgaben, die sich aus einer Umstrukturierung ergeben. Und selbst zu Hause hört der Ärger nicht auf … Sie wirkt erschöpft. Ihr sehnlichster Wunsch: Gelassener sein.

Verbesserte äußere Organisation

Wesentliche Glaubenssätze, aber auch Erwartungen, wie die Welt aus ihrer Sicht sein sollte, hat sie erkannt.
Stress erzeugende Gedanken sind zu Papier gebracht.
Sie nimmt wahr, wie oft sie kritisiert und verurteilt, sei es das Verhalten ihres Chefs, der MitarbeiterInnnen oder ihrer Familie.

Innere Organisation und Klärung

Sie stellt fest, dass sie die Menschen in ihrer Umgebung nicht verändern kann, es aber am liebsten täte, damit sie so ticken, wie sie es für richtig hält.
Ihr wird bewusst, welche Gedankenstrukturen in ihr wirken und dass sie sich deshalb so oft in Situationen wiederfindet, die sie so nicht haben will.
Sie erkennt, wie wenig sie sich zutraut, wie sehr sie an ihren Kompetenzen zweifelt und dass sie von Glaubenssätzen wie “Ich kann das nicht” und “Andere sind besser als ich” gesteuert wird.

Der neue Arbeitsraum aus Sicht der Klientin

„Mir sind nicht nur meine inneren Dialoge bewusst geworden, sondern auch dass und wie ich mich selbst in so unangenehme Gefühle wie Angst, Wut, Ärger und Trauer hineinmanövriere. Insofern wundere ich mich jetzt nicht mehr, dass ich danach in einer Situation bin, die mich nicht gerade glücklich macht. Das Hinterfragen mit The Work of Byron Katie hat mir dabei geholfen, meine Gedanken wahrzunehmen und zu beobachten. Das war sehr spannend: So deutlich habe ich innere Veränderungskompetenz noch nie erfahren. Und der innere Frieden, den ich nach einer The Work®-Einheit spüre, macht mich dankbar – und gelassener. Ich begegne mir und meinen Mitmenschen mit mehr Verständnis und nehme mich selbst mehr an. Denn ich habe schon einige Glaubenssätze hinterfragt und erkannt, dass das Gegenteil ebenso wahr ist. Dadurch komme ich mehr in meine Kraft. Ich trete selbstsicherer auf … Und vor allem glaube ich nicht mehr alles, was ich denke. Das ist wie ein Befreiungsschlag!“

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